Checkliste für die digitale Reisekostenabrechnung

Die digitale Reisekostenabrechnung beschleunigt den trägen und papierlastigen Prozess im Unternehmen und erleichtert die Arbeit aller Beteiligten. Da die Erfassung und Verarbeitung der Reisekosten handels- und steuerrechtlich relevant ist, sind vor der Einrichtung und dem Betrieb wichtige Voraussetzungen zu klären. Wir haben für Sie die häufigsten Fragen zusammengestellt, die aus solchen Projekten resultieren. Es geht u.a. darum, wie die Belege in digitaler Form einzureichen sind und ob z.B. eine Aufbewahrung im Ausland möglich ist. Da Reisekostenabrechnungen vermehrt auf Dienstleister bzw. Portallösungen ausgelagert werden, geben wir auch hier wertvolle Tipps.

FernwehBelege, wie z.B. Hotelrechnungen oder Tankquittungen, werden mit dem Smartphone abfotografiert und über ein Portal an das Unternehmen eingereicht. Prüfungen und Freigaben erfolgen mittels Workflow. Die Verbuchung und die Belegablage erfolgen automatisch. Managt Ihr Unternehmen die Reisekosten bereits auf diese Weise digital? Oder steht Ihnen ein solcher Umstieg noch bevor? Von uns erhalten Sie Rückendeckung! Wir von Kleeberg können Sie nur darin bestärken, digital zu werden und dieses Projekt anzugehen. Bei der Implementierung eines solchen Prozesses geht es aber nicht nur um die Bequemlichkeit und Geschwindigkeit, auch bei der Erfüllung der rechtlichen Anforderungen sollten Sie gut beraten sein. Allen voran die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, BMF-Schreiben von November 2019), konkretisieren die wichtigsten Vorgaben. Auf einige Besonderheiten beim Reisekostenmanagement möchten wir Sie hinweisen:

Ist das Abfotografieren mit dem Smartphone möglich?

Das Abfotografieren eines Belegs und sein Weiterleiten mit dem Smartphone ist gestattet. Die frühere Ansicht, dass nur Scanner zulässig sind, um einen Beleg zu digitalisieren, ist mittlerweile überholt. Das Erfassen mit dem Smartphone sollte aber nicht mit jeder beliebigen Methode oder App durchgeführt werden können. Manipulationen nach der Erfassung und bei der Übermittlung müssen verhindert werden. Erfolgt das Reisekostenmanagement mit Unterstützung eines Dienstleisters bzw. über eine Portallösung (SaaS), stehen meist spezielle Apps zur Verfügung, die die Sicherheit der Dokumente gewährleisten sollen. Ebenso ist es zulässig, einen Beleg im Ausland zu erfassen.

Worauf ist bei einer SaaS-Lösung zu achten?

SaaS („Software as a Service“) bedeutet, dass die Software nicht beim Unternehmen selbst, sondern bei einem Dienstleister betrieben wird. Mittlerweile gibt es eine ganze Reihe von Anbietern, die ein umfassendes Reisekostenmanagement als Service bereitstellen. Die Leistungen umfassen meist eine App zur Erfassung von Belegen, einen Workflow zur Verarbeitung der Abrechnungen und eine Schnittstelle zur Weitergabe der Buchungen in die Finanzbuchhaltung. Oft übernehmen diese Dienstleister auch die Aufbewahrung der Belege.

Sollten Sie eine solche Lösung in Anspruch nehmen (ggf. auch nur in Teilen), ist es empfehlenswert, den Dienstleister genauer unter die Lupe zu nehmen. Die Auslagerung des Prozesses, der Daten und der Dokumente in ein Rechenzentrum entbindet Sie nicht von der Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit der Abläufe. Über den Dienstleister sollte Gewissheit bestehen, dass die korrekte Datenverarbeitung, die gesetzeskonforme Aufbewahrung und die Datensicherheit gewährleistet sind. Ein idealer Nachweis sind sogenannte Bescheinigungen nach ISAE 3402 oder IDW PS 951, welche Aufschluss über die Qualität und die Gesetzeskonformität der erbrachten Dienstleistung geben. Zertifikate wie ISO 27001 sind hilfreich, sie decken aber nicht alle Fragen an die Ordnungsmäßigkeit des Prozesses ab.

In welchem Format sind Papier- oder elektronische Dokumente aufzubewahren?

Ziel der Digitalisierung ist es, den Papierbeleg nicht mehr länger aufbewahren zu müssen. Belege, die in Papierform vorliegen (z.B. Tankquittungen), können daher mit dem Smartphone fotografiert oder mit einem Scanner erfasst und als digitales Dokument weiterbearbeitet werden. Von einer Vernichtung des Papiers wird oftmals aus Vorsichtsgründen Abstand genommen. Sind der Prozess und die Systeme ordnungsgemäß ausgestaltet, spricht nichts gegen die Vernichtung des Papiers. Mit unserer Beratung geben wir Ihnen die nötige Sicherheit für diesen Schritt.

Hauptaugenmerk gilt den Belegen, die elektronisch eintreffen. Ein einfaches Beispiel ist die Hotelrechnung, die als PDF-Dokument per E-Mail eingeht. Vermehrt werden Rechnungen auch als strukturierter Datensatz übermittelt (z.B. XRechnung oder ZUGFeRD 2.0), damit sie das Finanzbuchhaltungssystem gleich weiterverarbeiten kann. Alle eintreffenden elektronischen Dokumente sind in ihrer originären Form aufzubewahren. Natürlich spricht nichts dagegen, wenn eine Konvertierung in ein anderes, hauseigenes Format stattfindet, um die Informationen aus dem Dokument verarbeiten zu können. Die ursprüngliche Datei darf in einem solchen Fall aber nicht ohne Weiteres gelöscht werden. Die Anforderungen der GoBD sind hier sehr streng: Nur, wenn mehrere Voraussetzungen eingehalten werden, allen voran der Erhalt aller relevanten Informationen in auswertbarer Form, genügt es, die konvertierte Datei aufzubewahren.

Muss ein Dokumentenmanagementsystem eingesetzt werden?

Die Aufbewahrung der Dokumente (digitalisiertes Papierdokument oder elektronisches Dokument) hat so zu erfolgen, dass sie über die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist – bei Rechnungen sind das gut zehn Jahre – unveränderbar abgelegt werden. Die Unveränderbarkeit kann durch geeignete Hard- und Software und organisatorische Maßnahmen umgesetzt werden. Das sind z.B. durch Berechtigungskonzepte geschützte Speicherbereiche oder der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems.

Die Anschaffung eines Dokumentenmanagementsystems ist empfehlenswert, aber nicht vorgeschrieben. Letztlich kommt es nämlich bei allen im Unternehmen vorherrschenden Prozesse und Anwendungen auf deren Ausgestaltung und tatsächliche Umsetzung an. Das beste Dokumentenmanagementsystem nützt nichts, wenn Berechtigungen oder Parameter falsch gesetzt sind oder organisatorische Abläufe Schwächen haben.

Können Daten und Dokumente im Ausland aufbewahrt werden?

Prinzipiell ist es gestattet, elektronische Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen oder Teile davon im Ausland zu führen oder aufzubewahren. Dazu gehören auch die Reisekostenbelege und die in diesem Zusammenhang erfassten Daten. Das zuständige Finanzamt muss ein solches Vorgehen aber zuvor auf schriftlichen Antrag bewilligen. Der Hintergrund ist, dass die Besteuerung durch die Aufbewahrung im Ausland nicht beeinträchtigt sein darf und das Finanzamt weiterhin in der Lage sein muss, auf die Daten zugreifen zu können. Geht es um die reine Aufbewahrung von Rechnungen im EU-Ausland, ist keine Bewilligung einzuholen. Es genügt, das Finanzamt über die Situation in Kenntnis zu setzen.

Aufmerksamkeit ist geboten bei Portallösungen, bei denen sich der Prozess über mehrere Länder erstreckt. Beispiel: Die Portallösung eines Dienstleisters wird im Ausland betrieben. Gescannte und digitale Belege werden dorthin übermittelt und in einem Workflow geprüft und freigegeben. Es werden Buchungssätze erzeugt, die an die Finanzbuchhaltung (im Inland) übergeben werden. Die Belege selbst werden an einen weiteren Dienstleister übergeben, der sie in einem Archivsystem ebenfalls im Inland aufbewahrt. Dadurch, dass der ausländische Portalbetreiber Buchhaltungsdaten erzeugt, verarbeitet und speichert (an die Finanzbuchhaltung werden nicht alle Informationen übergeben), ist für diese Konstellation eine Bewilligung vom Finanzamt einzuholen.

Muss eine Verfahrensdokumentation erstellt werden?

Die GoBD fordern für jedes System eine Verfahrensdokumentation, aus der die Inhalte, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse hervorgehen. Oftmals wird die Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation im Unternehmen aber unterschätzt. Dem Betrieb des Verfahrens wird Priorität eingeräumt. Für seine Dokumentation bleiben am Ende keine Ressourcen. Gerade weil die Verfahren durch Dienstleister, automatische Schnittstellen und dem Ausland immer komplexer werden, kommt einer Verfahrensdokumentation immense Bedeutung zu, wenn es darum geht, das Verfahren beurteilbar zu machen.

Setzen Sie sich frühzeitig mit dem Thema auseinander. Fordern Sie von der IT-Abteilung, den Fachabteilungen und einem möglichen Dienstleister umfassende Informationen an. Im Mittelpunkt sollte die Beschreibung des sog. internen Kontrollsystems stehen. Darin werden Maßnahmen aufgezeigt, die im Unternehmen in den Systemen oder den organisatorischen Abläufen eingerichtet sind und die in der Lage sind, Risiken wie z.B. eine Mehrfacherfassung von Belegen abzufangen. Auf den Punkt gebracht ist das interne Kontrollsystem auch in der Lage, eine Konformität zu den gesetzlichen Vorschriften und den GoBD nachzuweisen.

Wir haben nochmal alle wichtigen Punkte für ein digitales Reisekostenmanagement zusammengefasst:

  • Werden Belege digital erfasst (gescannt oder fotografiert), muss der Prozess die Integrität der Dokumente gewährleisten. Eine Manipulation muss ausgeschlossen sein.
  • Dienstleister sollten die Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit ihrer Abläufe nachweisen können. Ideal ist eine Bescheinigung nach ISAE 3402 oder IDW PS 951.
  • Papier darf digitalisiert und vernichtet werden, wenn der Prozess ordnungsmäßig ist.
  • Elektronische Dokumente müssen in ihrem originären Format aufbewahrt werden. Eine Konvertierung ist gestattet. Das ursprüngliche Format darf aber nur unter bestimmten Voraussetzungen gelöscht werden.
  • Ein Dokumentenmanagementsystem ist sinnvoll, vielmehr kommt es auf die Ausgestaltung der Systeme und Abläufe an.
  • Die Aufbewahrung von Daten und Dokumenten im Ausland ist dem Finanzamt mitzuteilen. Grundsätzlich ist sogar eine Bewilligung einzuholen.
  • Eine Verfahrensdokumentation ist zu erstellen. Die Beschreibung des internen Kontrollsystems ist eine zentrale Komponente.