Kassensysteme: Neues zur Einzelaufzeichnung und zur technischen Sicherheitseinrichtung

Bei Verwendung einer Kasse sind die Vorgänge einzeln aufzuzeichnen. Ausnahmen sind nur in bestimmten Fällen erlaubt. Nun gibt es eine Konkretisierung dieser Einzelaufzeichnungspflicht. Außerdem liegen mittlerweile die Anforderungen des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) zur Ausgestaltung der technischen Sicherheitseinrichtung vor, die für die Kassensysteme umzusetzen sind.

Einzelaufzeichnungspflicht

Die Einzelaufzeichnungspflicht, die seit Ende 2016 in § 146 der Abgabenordnung verankert ist, ist ein wichtiger Baustein, um den fortwährenden Missbrauch und Betrug bei Kassensystemen einzudämmen. Ein neues BMF-Schreiben vom 19. Juni 2018 (IV A 4 – S 0316/13/10005 :053) ergänzt nun den bestehenden Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO) zu § 146 und liefert weitere Definitionen und Vorgaben. Auch die Ausnahmeregelung wird weiter konkretisiert.

Die Einzelaufzeichnungspflicht schreibt vor, dass alle Vorgänge so aufzuzeichnen sind, dass sie jederzeit eindeutig in ihre Einzelpositionen wie Artikel, Menge, Verkaufspreis, Datum oder Zahlungsart aufgegliedert werden können. Zu den aufzeichnungspflichtigen Informationen gehört grundsätzlich auch der Name des Vertragspartners, auch bei Bargeschäften. Es wird allerdings nicht beanstandet, wenn Kundendaten unter branchenspezifischen Zumutbarkeitsgesichtspunkten für die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit des Geschäftsvorfalls nicht benötigt und damit nicht erfasst werden.

Elektronische Aufzeichnungssysteme

Wird ein elektronisches Aufzeichnungssystem eingesetzt, gilt die Einzelaufzeichnungspflicht ohne Ausnahme. Dazu gehören elektronische und computergestützte Kassensysteme bzw. Registrierkassen, nicht hingegen Fahrscheinautomaten, Fahrscheindrucker, elektronische Buchhaltungsprogramme, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten, Taxameter, Wegstreckenzähler sowie Geld- und Warenspielgeräte.

Es kommt hinzu, dass elektronische Aufzeichnungssysteme ab dem 1.1.2020 bestimmte technische Voraussetzungen erfüllen müssen: Es ist erforderlich, dass sie mit einer sog. technischen Sicherheitseinrichtung versehen sind, welche ein Sicherheitsmodul, ein Speichermedium und eine einheitliche Schnittstelle umfasst. Näheres dazu am Ende unter dem Punkt „Technische Sicherheitseinrichtung“.

Es besteht jedoch keine gesetzliche Pflicht zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems.

Offene Ladenkasse

Als offene Ladenkasse gelten gem. BMF-Schreiben „eine summarische, retrograde Ermittlung der Tageseinnahmen sowie manuelle Einzelaufzeichnungen ohne Einsatz technischer Hilfsmittel“. Wird eine offene Ladenkasse verwendet, sind auch hier grundsätzlich Einzelaufzeichnungen vorzunehmen. Dies kann z.B. mit einem Kassenbuch oder einem Kassenbericht (mit geordneter Sammlung aller Barbelege) gewährleistet werden.

Ausnahmen bei offener Ladenkasse

Bei Verwendung einer offenen Ladenkasse kann es allerdings Ausnahmen von der Einzelaufzeichnungspflicht geben. Dies ist der Fall, sofern Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung verkauft werden. Voraussetzung hierbei ist, dass die Identität der Kunden für die Geschäftsvorfälle regelmäßig nicht von Bedeutung ist, wie z.B. bei einem Obstverkauf am Straßenrand.

Gleiches gilt – und das ist neu im Anwendungserlass – auch für Dienstleistungen: Sollte sich der Geschäftsbetrieb an eine Vielzahl von Kunden richten und der Kundenkontakt im Wesentlichen auf die Bestellung und den Bezahlvorgang beschränken, ist keine Einzelaufzeichnung erforderlich. Dabei handelt es sich wohl im Wesentlichen um die standardisierte Erbringung von Dienstleistungen. Ein denkbarer Fall wäre hier das Fahrgeschäft auf dem Oktoberfest.

Entspricht die Dauer des Kundenkontakts auch der Dauer der Dienstleistung und kann der Kunde individuell darauf Einfluss nehmen, besteht hingegen eine Einzelaufzeichnungspflicht. Dies ist z.B. bei einem Frisörbesuch der Fall.

In allen Ausnahmefällen sind die Bareinnahmen zumindest anhand eines Kassenberichts nachzuweisen. Hierzu sind jeweils die täglichen Kassenendbestände zu erfassen. Bareinlagen und -entnahmen sind durch Eigenbelege nachzuweisen. Kassen ohne Verkaufspersonal müssen nicht täglich, sondern erst bei Leerung ausgezählt werden.

Sonderfall Waage

Der Anwendungserlass konkretisiert nun auch den Einsatz von Waagen. Einzelaufzeichnungspflicht besteht dann, wenn die Einzeldaten einer Waage (Artikel, Gewicht, Menge, Preis) dem Geschäftsvorfall zugrunde gelegt werden. Dabei kommt es nicht darauf an, dass die Daten in der Waage gespeichert werden. Die Übertragung und Aufbewahrung in einem elektronischen Kassensystem ist in diesem Fall zulässig.

Nur wenn die Waage in Verbindung mit einer offenen Ladenkasse betrieben wird, die Waage lediglich Gewicht und/oder Preis anzeigt und auch darüber hinaus keine Speicherfunktion hat, besteht keine Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung der Waagendaten.

Wichtig

Erfüllt die Waage die Voraussetzung einer elektronischen Registrierkasse (kann also eine Einzelaufzeichnung leisten), so ist die Verwendung einer offenen Ladenkasse nicht zulässig.

Technische Sicherheitseinrichtung

Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) regelt in § 5, dass das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) im Benehmen mit dem Bundesfinanzministerium (BMF) die Einzelheiten zur sog. technischen Sicherheitseinrichtung (TSE, umfasst Sicherheitsmodul, Speichermedium und einheitliche digitale Schnittstelle) definiert.

Mit Datum vom 6.6.2018 ist nun die Technische Richtlinie BSI TR-03153 veröffentlicht worden, die verbindliche Vorgaben für diese drei Komponenten macht und den grundsätzlichen Aufbau und Ablauf der TSE schildert:

Die einzelnen Daten eines Vorgangs sind vom Kassensystem zunächst über die einheitliche digitale Schnittstelle an die TSE zu übergeben. Das Sicherheitsmodul vergibt eine eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer, erfasst Beginn und Ende der Transaktion und erzeugt über die Daten der Transaktion einen Prüfwert. Unter Verwendung einer digitalen Signatur gewährleistet es dann die sichere Protokollierung des Vorgangs. Diese Transaktionsdaten werden anschließend auf dem Speichermedium gespeichert. Dort müssen sie allerdings nicht verbleiben. Es ist ebenso zulässig, die Daten über die einheitliche digitale Schnittstelle wieder zu exportieren und zur Aufbewahrung an ein externes Aufbewahrungssystem (z.B. Archivsystem) zu übergeben. Die exportierten Daten sind auch Grundlage im Rahmen einer Kassennachschau.

Die Technische Richtlinie richtet sich in erster Linie an die Hersteller einer technischen Sicherheitseinrichtung, macht dabei aber keine Vorgaben an ihre konkrete Implementierung.

Die Hersteller von Kassensystemen können auf dieser Grundlage nun ebenfalls die notwendigen technischen Anpassungen vornehmen. Dies betrifft in erster Linie die Integration einer TSE und die Kommunikation über die einheitliche digitale Schnittstelle.

Fristen

Ab dem 1.1.2020 sind dann nur noch elektronische/computergestützte Kassensysteme bzw. Registrierkassen mit einer TSE zulässig; nur unter ganz bestimmten Voraussetzungen tritt diese Verpflichtung erst ab dem 1.1.2023 in Kraft. Genaueres kann der → Kleeberg-Kurzinformation entnommen werden.

Zusammenfassung

Das BMF-Schreiben stellt noch einmal klar, dass Einzelaufzeichnungen grundsätzlich Pflicht sind. Nur bei bestimmten Konstellationen in Verbindung mit einer offenen Ladenkasse sind Ausnahmen davon möglich. Wer jedoch ein elektronisches Aufzeichnungssystem (auch z.B. eine geeignete Waage) einsetzt, kann die Einzelaufzeichnungspflicht nicht abwenden, auch dann nicht, wenn die Kunden zahlreich sind und deren Identität für den Geschäftsvorfall nicht von Bedeutung ist.

Durch die Veröffentlichung der technischen Richtlinie haben die Hersteller einer TSE nun noch eineinhalb Jahre Zeit, um die Vorgaben umzusetzen.